Política de Privacidad de nipu


En el presente documento nos permitimos describir nuestras políticas y procedimientos para la recopilación, uso, almacenamiento, procesamiento, divulgación y protección de cualquier información, lo que incluye, entre otros, la información personal que usted haya proporcionado como usuario mientras utiliza el servicio. El usuario significará a cualquier persona / personas, que visita, utiliza, ofrece o transita a través de la aplicación “nipu”.

Introducción:

Bienvenido a la Inteligencia Artificial nipu, el servicio móvil y en línea de NIPU S.A.S., sociedad comercial, identificada con NIT. 901.003.998-7 (en adelante “la Empresa o NIPU”), domiciliada en la Carrera 32 D # 9- 17 Selina Cowork, de la ciudad de Medellín, Antioquia. Cuando usted, como usuario utiliza los servicios de NIPU, confía en nosotros con su información. Esta Política de Privacidad regula el uso de la Inteligencia Artificial nipu basada en una aplicación para dispositivos móviles y web (en adelante, “nipu”) creada por NIPU. Esta Política de privacidad constituye un acuerdo legal entre usted y NIPU. Debe ser una persona natural que tenga al menos 18 años. Si tiene menos de 18 años, lea esta Política de privacidad con su padre o tutor legal, y en tal caso esta Política de privacidad se considerará un contrato entre NIPU y su tutor legal o padre y hasta el punto permitido bajo las leyes aplicables, ejecutable contra usted.

Esta Política de privacidad está destinada a ayudarlo a comprender qué datos recopilamos, por qué los recopilamos, qué hacemos con ellos y cómo puede administrar y controlar el uso de su información. Nuestra misión es muy simple. Queremos ayudarlo a cuidarse mejor y ayudarlo a acceder a herramientas que pueden ayudarlo a desarrollar un comportamiento más saludable, tanto físico como mental.

Siempre respetaremos y protegeremos su privacidad, y esto forma parte de Nuestros principios rectores. Contamos con políticas y procedimientos para proteger la privacidad y seguridad de su información personal. Su confianza significa mucho para nosotros. Siempre le informaremos de cualquier información personal que recopilemos, y tomaremos su permiso antes de pedirle que lo comparta con nosotros. Recopilaremos solo la información necesaria para brindarle nuestros servicios. Utilizaremos y protegeremos su Información personal de acuerdo con los términos de esta Política de privacidad. Respetamos su privacidad, además de políticas estrictas que rigen la forma en que se almacenan y manejan todos los datos

  1. Esta política de privacidad se redactó de conformidad bajo las siguientes disposiciones legales: Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto 1727 de 2009, Decreto 2952 de 2010, Decreto Único 1074 de 2015, Circular Externa No. 02 del 3 de noviembre de 2015 y demás disposiciones que la adicionen o modifiquen.

Principios Generales:

La Empresa manifiesta que garantizará en todo momento la protección de derechos como: el Habeas Data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre y la imagen, con tal propósito todas las actuaciones se regirán por principios de buena fe, legalidad, autodeterminación informática, libertad y transparencia.

Cabe advertir que, los empleados, contratistas, proveedores, usuarios y clientes de la Empresa y terceros en general, que lleguen a suministrar cualquier tipo de información, dato personal o sensible a NIPU S.A.S., podrá conocerla, actualizarla, rectificarla y eliminarla.

Principios Específicos:

NIPU S.A.S., dando cumplimiento a la normatividad que regula la materia, procederá a dar cabal cumplimiento a todos los principios específicos, que constituyen en reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio, de datos personales y/o sensibles:

  • Principio de legalidad: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales y/o sensibles, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.
  • Principio de libertad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales y/o sensibles sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
  • Principio de finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por NIPU S.A.S., estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales.
  • Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error
  • Principio de transparencia: En el uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de dato personal que sea de su interés o titularidad.
  • Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.
  • Principio de seguridad: Los datos personales e información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por NIPU S.A.S., será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos evitando su alteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.
  • Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en la Bases de Datos de NIPU S.A.S., se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelarla a terceros, todas las informaciones personales, comerciales, contables, técnicas  o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente Ley y en los términos de la misma. En virtud de lo anterior, NIPU S.A.S. manifiesta que ha suscrito un Acuerdo de Confidencialidad de la Información con cada una de las personas tienen acceso a las bases de datos de la Empresa.

Definiciones:

De acuerdo con el marco legal descrito, NIPU S.A.S. se permite dar a conocer las siguientes definiciones:

  • Información personal o datos personales o información de identificación personal: información relacionada con una persona identificable que puede identificarse directa o indirectamente en referencia a un identificador. Los identificadores personales incluirían el nombre completo, los números de identificación, la dirección de ubicación, las direcciones de correo electrónico, los números de teléfono y otros identificadores.
  • Información no personal: se refiere a cualquier información que no revela su identidad específica ya sea directa o indirectamente. Esto incluye información que se anonimiza para que no permita la identificación fácil de un individuo específico
  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales y/o datos sensibles.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  • Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Para el caso de los menores de edad, se entenderán como una categoría especial, razón por la cual gozarán de una protección reforzada con el fin de garantizar el respeto a sus derechos fundamentales.

  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Acerca de la aplicación:

nipu” es una Inteligencia Artificial (IA) para que los jóvenes tomen sus decisiones profesionales.  A través de su interacción con “nipu”, los jóvenes accederán a un acompañamiento con planes de acción basados en herramientas, actividades y contenidos que les permitirá tomar de una forma diferente su decisión sobre lo que elegirán estudiar luego del colegio, diseñando un plan que les permita identificar y validar que la opción que están considerando se ajusta a sus anhelos, gustos, la realidad de su contexto y con una conciencia sobre lo que el mundo necesita y el impacto que el cambio tecnológico tiene sobre las profesiones.

¿A que se aplica esta política de privacidad?

Esta Política de privacidad explica cómo manejará NIPU, usará, procesará y salvaguardará su información, y los derechos que tiene para acceder y controlar su información personal.

Esta Política de privacidad se aplica a la información que nos proporciona cuando utiliza la Inteligencia Artificial nipu, información recopilada automáticamente desde su dispositivo móvil, servicios opcionales disponibles en la Inteligencia Artificial nipu y otras aplicaciones que se integran o trabajan en conjunto con esta inteligencia artificial, información personal que nos proporciona cuando visita sitios web que mantenemos en relación con nuestras aplicaciones. Las aplicaciones y los sitios web se denominan colectivamente como el “Servicio” .

Los usuarios pueden solicitar servicios adicionales de los afiliados de NIPU. Debido a que las necesidades y elecciones de cada usuario pueden variar, es posible que proporcionemos políticas de privacidad o apéndices adicionales a esta Política de privacidad para determinados servicios adicionales. Cualquier política de privacidad y apéndices independientes aplicables explicarán los tipos de información que recopilamos, sus propósitos de uso y otras políticas que pueden aplicarse a ese servicio. Cuando elige utilizar un servicio adicional, se le puede informar sobre la política de privacidad o el apéndice correspondiente que se aplica además de, y puede modificar esta Política de privacidad, antes de que pueda acceder al servicio adicional.

¿Qué información recopilamos y como la usamos?

La base legal para procesar toda su información personal es para la ejecución del contrato (Términos de servicio de nipu y esta Política de privacidad) y según lo acuerde. Para proporcionarle nuestro servicio, NIPU recopilará, almacenará y usará la siguiente información:

Información Personal Proporcionada por El Usuario:

nipu recopila su información personal, las que usted proporcionó voluntariamente, en cualquier momento en el uso de nuestro servicio, por ejemplo, mientras conversa con la Inteligencia Artificial nipu o cuando se comunica con nosotros para realizar consultas o enviarnos sus comentarios. Al proporcionarnos voluntariamente su información personal, acepta nuestro uso de acuerdo con esta política de privacidad. Si proporciona información personal, reconoce y acepta que dicha información personal puede transferirse desde su ubicación actual a los servidores seguros en la nube de nuestro procesador de datos.

Si accidentalmente proporcionó información personal durante su conversación con Inteligencia Artificial nipu y desea rectificar o eliminar esa información, escríbanos amablemente al contacto proporcionado.

El Usuario Proporciona Información No Personal

    1. Sus mensajes de conversación
    2. Su nombre
    3. Sus gustos, metas, etc.
    4. Sus respuestas a preguntas relacionadas con su futuro

Recopilación Automática de Información No Personal

    1. Información del dispositivo y registros de acceso cuando usa nuestro Servicio

Cuando utiliza el Servicio, también podemos recopilar Información no personal mediante el uso de herramientas de recopilación de información de uso común como cookies, archivos de registro y balizas web. Dicha información puede incluir información estándar recopilada de su dispositivo móvil (como identificador de aplicación móvil, sistema operativo, versión del sistema operativo, zona horaria, fabricante, modelo y marca) o desde nuestro sitio web (como tipo de navegador, idioma del navegador, sistema operativo, información del navegador, incluidos los ajustes de tipo e idioma) junto con las acciones que lleva a cabo en nuestro sitio web (como las páginas web visitadas y los enlaces en los que se hace clic).

Utilizamos esta información para detectar e impedir el uso o abuso no autorizado o fraudulento del Servicio, y para optimizar Su experiencia, por ejemplo, para asegurarnos de que la Inteligencia Artificial nipu se muestre correctamente en Su teléfono, o de que se apliquen sus configuraciones de uso.

    1. Información de detección pasiva

Cuando utiliza el Servicio, la Inteligencia Artificial nipu recopila de forma pasiva cierta información no personal de los sensores de su dispositivo móvil. Los datos del sensor incluyen acelerómetro, lecturas de luz ambiental y lecturas de encendido / apagado de la pantalla. Estas lecturas de sensores se agregan y se usan para comprender cualquier alteración del sueño y para proporcionarle las herramientas adecuadas para administrar Su sueño. Los datos agregados también se usan para preparar Sus informes de suspensión. Los datos de ubicación, detectados por el GPS, solo serán recopilados en caso de que autorices que aplicación nipu tenga acceso a la ubicación del móvil. NO RECOPILAMOS O PROCESAMOS OTROS DATOS DEL SENSOR DE DISPOSITIVO MÓVIL Y REGISTRO DE LLAMADAS.

    1. Software de terceros

Cuando utiliza el servicio, la información de eventos de aplicaciones y dispositivos no personales se envía al software de análisis de terceros, como Firebase y Facebook Analytics a través de su API segura integrada en la aplicación nipu. Los eventos no proporcionan ninguna información individual específica del usuario y se agregan mediante este software de terceros a todos los usuarios y se utilizan para presentar gráficos, tablas e informes para ayudarnos a comprender y mejorar nuestros servicios

Otra Información Opcional

Para mejorar su experiencia, proporcionamos funciones opcionales en la aplicación nipu. Si elige usar dichas funciones, podemos solicitarle información adicional:

    1. OPCIONAL: sus comentarios y calificaciones

Cuando utiliza el Servicio, le solicitamos sus comentarios y su calificación de nipu. También puede enviar comentarios utilizando la función Comentarios proporcionada en la configuración de> Más ajustes de la aplicación nipu. Puede usar esta función para enviarnos un correo electrónico con sus comentarios. Nosotros utilizamos esta retroalimentación y calificación para mejorar el producto y la experiencia de su producto.

COMO MEJOR PRÁCTICA, SE RECOMIENDA QUE TOMEN LAS PRECAUCIONES ADECUADAS PARA NO COMPARTIR INFORMACIÓN PERSONAL MIENTRAS DAN FEEDBACK SOBRE REDES DE CORREO ELECTRÓNICO.

    1. OPCIONAL: Administrar notificaciones o recordatorios

Cuando usa el servicio, tiene la opción de administrar notificaciones o recordatorios basados ​​en aplicaciones. Puede cambiar o eliminar notificaciones en cualquier momento invocando la función de ayuda. 

OPCIONAL: números de teléfono de contacto en su libreta de direcciones

Si desea invitar a amigos o contactos a utilizar Nipu, puede enviarles invitaciones directamente por SMS, WhatsApp o correo electrónico directamente desde su dispositivo móvil utilizando la libreta de direcciones en su teléfono móvil. Cuando utiliza la invitación (en la función “más ->” Compartir “) en la aplicación nipu, accederemos a su libreta de direcciones. Después de haber identificado a sus amigos, puede enviar invitaciones directamente a ellos y ponerse en contacto por SMS o correo electrónico en su dispositivo móvil. NIPU no envía invitaciones como parte de este Servicio, solo usted lo hace. Para facilitar el uso compartido, proporcionamos un texto predefinido junto con un enlace público para acceder al sitio web. NIPU no tiene visibilidad ni control sobre ninguna información adicional. Puede agregar o editar este texto predefinido cuando lo envíe a Sus contactos. Como práctica recomendada de seguridad, se recomienda que tome las precauciones adecuadas para no compartir su salud o su información personal mientras comparte a través de las redes sociales.

Además, solo mostraremos información de los campos del número de teléfono en la libreta de direcciones de su dispositivo móvil. NO RECOPILAMOS NOMBRES DE CONTACTO NI NINGUNA INFORMACIÓN DE OTROS ÁMBITOS DE DATOS EN LA LIBRETA DE DIRECCIONES.

    1. OPCIONAL: información de ubicación

Para usar las aplicaciones, no es necesario que proporciones la información de tu ubicación (“geolocalización”). Sin embargo, proporcionamos funciones que utilizan la geolocalización para su conveniencia y para mejorar su experiencia. Por ejemplo, es posible que necesite soporte o servicios adicionales cuando viaje.

En otros casos en los que recopilamos o utilizamos sus datos de geolocalización en un servicio adicional separado, nos aseguraremos de que proporcionemos un aviso y / o obtengamos su consentimiento. Siempre puede desactivar compartir ubicación en cualquier momento usando la configuración de su teléfono.

    1. OPCIONAL: Información de contacto para atención al cliente

Puede haber ocasiones en las que desee comunicarse con nosotros para buscar ayuda. Si se comunica con nosotros a través de nuestro sitio web o por otros medios, es posible que necesitemos su información, que puede optar por proporcionar. Esto incluye su nombre, información de contacto, como su dirección de correo electrónico, número de teléfono, así como información sobre su dispositivo móvil o computadora personal, como tipo de dispositivo y tipo de sistema operativo. Usaremos esta información para abordar e investigar los problemas que nos ha enviado, para brindarle asistencia y mejorar nuestro servicio de atención al cliente.

¿Para que usamos la información recopilada?

Los datos personales y/o sensibles que son recolectados por NIPU S.A.S., para el adecuado desarrollo de su objeto social, tienen las siguientes finalidades:

Empleados y/o Contratistas:

  1. Dar cumplimiento a obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran;
  2. Compartir con terceros que prestan servicios a la Compañía y que, para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder a la información, tales como proveedores de servicios jurídicos, proveedores de servicios de software, agencias de viajes y/o de turismo, Revisoría Fiscal, entre otros. Estos terceros están obligados a mantener la confidencialidad de la información suministrada;
  3. Administración de la relación laboral o contractual existente; Envío de comprobantes, reportes y certificaciones;
  4. Pago de salario, prestaciones sociales, beneficios extralegales y demás conceptos económicos asociados a la relación laboral;
  5. Realización de procesos disciplinarios, llamados de atención y terminación de relación laboral; Envío de información sobre convocatorias laborales;
  6. Realización de pagos, aportes y reportes a las entidades de seguridad social, fondos de pensiones y cesantías, compañías aseguradoras y cajas de compensación familiar;
  7. Realizar campañas de publicidad y mercadeo para ofrecer descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros con los que la Compañía tenga algún convenio;

Proveedores

  1. Gestión contable, fiscal y administrativa;
  2. Administración de la relación contractual, legal o comercial que existe entre la Compañía y el Titular;
  3. Dar cumplimiento a obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran;
  4. Compartir con terceros que prestan servicios a la Compañía y que para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder a la información, tales como proveedores de servicios de mensajería, proveedores de servicios de software, entre otros. Estos terceros están obligados a mantener la confidencialidad de la información suministrada. Dicha obligación será regulada mediante Acuerdo de Confidencialidad de la Información;
  5. Elaboración de contratos, órdenes de compra o servicios, pago de anticipos, facturas y cuentas de cobro;
  6. Realizar campañas de publicidad y proyección comercial;
  7. Llevar a cabo convenios comerciales, eventos o programas institucionales.

Usuarios

  1. Realizar preguntas de opinión, de vivencias, de experiencias a nivel académico para detectar y analizar comportamientos, percepciones y hábitos del Usuario, realizar análisis sicológicos, de comportamientos, y de orientación vocacional;
  2. alcanzar un conocimiento del usuario que le permita a la IA la identificación de sus hábitos, intereses, comportamientos y patrones para recomendarle una experiencia cada vez más precisa y mejorar los resultados de su proceso con la IA.
  3. Realizar análisis dentro de la Empresa y cuya información soportará informes de resultados a diferentes entidades
  4. Procesar la información dada por el Usuario para la elaboración de reportes para la Empresa y para terceros;
  5. Referenciación de la información para todo tipo de Proyectos;
  6. Investigación de mercados;  
  7. Ejemplificación de análisis;
  8. Investigación en general;
  1. h) Entrega (por cualquier medio y a cualquier título) de información procesada a terceros- en ningún momento de los datos personales de los menores de edad;

Aliados Comerciales

  1. a) Tener comunicación con los Titulares para efectos contractuales, informativos o comerciales.
  2. b) El cumplimiento de deberes legales, contables, comerciales y regulatorios.
  3. c) Socialización de políticas, proyectos, programas y cambios organizacionales.
  4. d) La realización de análisis estadísticos, comerciales, estratégicos, financieros, sociales y técnicos.

La información suministrada por el Titular de los datos a NIPU S.A.S., por cualquier medio ya se escrito, telefónico o por correo, solo será utilizada para los fines aquí descritos y una vez cese la necesidad del Tratamiento de los Datos Personales, podrán ser eliminados de la base de datos NIPU S.A.S. o archivados en términos seguros a efectos de solo ser divulgados cuando la Ley así lo exija.

Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

  1. El titular tenga un deber legal o contractual, que de alguna manera lo obligue a permanecer en la base de datos.
  2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

Dato sensible y tratamiento:

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del usuario o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.

Tratamiento de Datos Sensibles

Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:

  1. a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

En estos eventos, se procederá de la siguiente forma:

NIPU S.A.S. informará a los Titulares de la información: (i) que por tratarse de este tipo de datos, no está obligado a autorizar su Tratamiento e (ii) informará cuales Datos son Sensibles y la finalidad del Tratamiento.


  1. b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

  2. c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.

  3. d) El Tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

  4. e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

Información Personal de los Menores de Edad

Es también deber de la NIPU informarle acerca del uso y tratamiento responsable y la protección de los datos de los menores, niños, niñas y adolescentes, para lo cual se dará aplicación a la siguiente normatividad: 

Artículo 7°. Derechos de los niños, niñas y adolescentes. En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás. El Gobierno Nacional reglamentará la materia, dentro de los seis (6) meses siguientes a la promulgación de esta ley. 

Artículo 12. Requisitos especiales para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes. El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos: 

1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

De acuerdo con la Corte Constitucional Colombiana los datos personales de los menores de 18 años, pueden ser tratados, siempre y cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de sus derechos fundamentales e inequívocamente responda a la realización del principio de su interés superior, sin perjuicio del cumplimiento de lo anterior, la recopilación y cualquier uso de los datos de los menores de edad que se encuentren registrados en las bases de datos de NIPU o que se soliciten requieren la autorización expresa del representante legal del niño, niña o adolescente, representantes estos a quienes NIPU facilitará la posibilidad de que puedan ejercer los derechos de acceso, cancelación, rectificación y oposición de los datos de sus tutelados. 

Si tiene menos de 18 años, por favor no ingrese ningún tipo de información personal a través de nuestra web sin el consentimiento expreso y la participación de un padre o tutor. 

Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el presente decreto. 

La familia y la sociedad deben velar porque los responsables y encargados del tratamiento de los datos personales de los menores de edad cumplan las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el presente decreto.

¿Cómo protegemos la información?

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, NIPU S.A.S., ha adoptado y lo seguirá haciendo en el tiempo, las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a de las bases de datos evitando su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

La Compañía se ha encargado de optar por las mejores políticas de la seguridad de la información, teniendo en cuenta la posibilidad de tratar datos personales de menores de edad.

Sistemas usados por la empresa para velar por la seguridad de la información

La seguridad de la información se garantiza desde diferentes frentes, por un lado en la infraestructura, es decir, contamos con nuestros servidores alojados en datacenter que garantizan la seguridad de nuestros servidores y consecuentemente de la información de nuestras aplicaciones y datos de usuario, estos bajo la norma ISO27001 (https://www.hetzner.com/unternehmen/zertifizierung/).

Esto implica que la información (base de datos) se encuentra ubicada físicamente en un datacenter de la compañía Hetzner ubicado en Alemania.

De otro lado a nivel de desarrollo de software nuestra aplicación está elaborada con lenguajes de programación y frameworks que ofrecen modelos de seguridad de alto nivel como parte de su construcción, estos lenguajes son C# y Java y frameworks como Eclipse en su última versión Oxigen y Xamarin también en su última versión.

Así mismo la construcción de la arquitectura de la solución de software contempla un modelo MVC que garantiza diferentes capas para acceder a la información manteniendo el acceso a datos en el nivel más profundo de la arquitectura.  Finalmente, los accesos a la aplicación están individualizados por usuarios y roles con claves de usuario encriptadas en MD5.

¿Dónde se guarda la información?

La información de usuarios es almacenada en una base de datos MySQL en un repositorio central que solo es accedida mediante una API que es invocada desde las aplicaciones Web y móviles según sea necesario y que ofrece otro punto de control antes del acceso a los datos.

De otro lado en la aplicación móvil existe una base de datos local SQLite (del usuario en su móvil) para tener cache de algunos datos básicos del usuario, esta base de datos queda protegida bajo las credenciales propias del usuario en su dispositivo móvil.

¿Qué protocolo seguimos con la información?

Toda la información es almacenada y accedida mediante protocolos seguros, esto es, la utilización de claves encriptadas para poder acceder a la información o guardar información, así mismo la información no tiene otros medios de extracción por fuera de la aplicación.  Los sistemas de desarrollo o prueba utilizan información falsa para pruebas de software.

¿Son softwares propios, de terceros o ambos?

El software es desarrollado y de propiedad de NIPU, las herramientas de software están debidamente licenciadas y son reconocidas en el mercado como seguras para el desarrollo de software.

La información no pasa por terceros, solo se conserva en la base de datos única propiedad de NIPU, solo la información de clave de acceso se conserva en la base de datos encriptada, el resto de la información se conserva segura en la base de datos bajo usuarios y contraseñas de acceso y servidor en datacenter seguro.

Otra información Importante

Derechos de los Titulares de la Información

NIPU S.A.S. informa a todos los Titulares de los datos personales y/o sensibles que, de acuerdo con los términos de ley, tienen los siguientes derechos:

  1. Solicitar en cualquier momento a NIPU S.A.S. que su información sea rectificada, modificada, actualizada o eliminada.
  2. Solicitar prueba de la presente autorización, salvo lo previsto en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y demás normas que los modifiquen o sustituyan.
  3. Ser informado por NIPU S.A.S., previa solicitud, respecto de los usos aplicados a sus datos personales y/o datos sensibles.
  4. Con el cumplimiento de los requisitos legales, presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que los modifiquen, adicionen o complementen.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos y su administración, en casos de vulneración de los derechos y garantías constitucionales y legales.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales y/o datos sensibles divulgados a NIPU S.A.S.
  7. Salvo en los casos expresamente autorizados, exigir la confidencialidad y la reserva de la información suministrada.

Procedimientos Establecidos para que los Titulares Ejerzan sus Derechos:

  • Procedimiento para Consultar, Actualizar, Rectificar o Suprimir Información:

En cualquier momento y de manera gratuita el Titular o su representante podrán solicitar al Oficial de Cumplimiento de Datos Personales de NIPU S.A.S., las consultas y reclamos de cualquier índole como: la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.

Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:

  1. El Titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.
  2. Su representante, previa acreditación de la representación.

La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través un comunicado escrito que será presentado al siguiente correo electrónico:

info@nipu.co o en la dirección Carrera 32 D # 9- 17 Selina Cowork.

  • El nombre y domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
  • Copia de los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.

La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos de consulta, rectificación, actualización o supresión.

  • En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

La persona encargada de recibir los requerimientos del Titular del Dato, en cuanto al manejo y tratamiento de estos, será la responsable de dar respuesta a cualquier tipo de solicitud, dando cumplimiento a la normatividad vigente de la materia, y en los términos de tiempo establecidos por la Ley.

  • Procedimiento para Revocar la Autorización de Tratamiento de Datos Personales:

Los Titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello deberán seguir el mismo procedimiento estipulado en el punto inmediatamente anterior, y especificar en su comunicado la pretensión de que sea revocada la autorización de tratamiento de sus datos personales.  

Área Encargada del Tratamiento de los Datos Personales:

NIPU S.A.S. designó a la siguiente persona:

Maribel Corrales Romero
maribelcorrales@nipu.co
301 552 21 20

Como Oficial de Cumplimiento de Datos Personales. Esta persona será la responsable de atención al Titular, para cumplir con la función de protección de datos personales, la cual dará trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

La persona designada por NIPU S.A.S. estará disponible para que el Titular proceda con dichos trámites, en el correo electrónico descrito o en la dirección Carrera 32 D # 9- 17 Selina Cowork.

Para consultar la información personal, NIPU S.A.S. procederá de acuerdo al siguiente procedimiento:

  1. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días contados a partir de la fecha de recibo de la misma. En caso de no ser posible atender la consulta en dicho término, se le informará al Titular, expresando los motivos de la demora y en ningún caso podrá superar los cinco (05) días hábiles siguientes al vencimiento del término.

En caso de que el Titular de la información considere que su información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de los deberes que establece la ley, se podrá presentar un reclamo, de acuerdo a los siguientes:

  1. El reclamo por parte del Titular del Dato debe contener los siguientes requisitos:
  2. Identificación, descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, dirección de notificación, todo lo anterior, acompañado de los documentos que den soporte a la reclamación.
  3. Si el reclamo resulta incompleto, NIPU S.A.S. requerirá al interesado dentro de los cinco (05) siguientes a la recepción del reclamo para que se subsane las fallas. Si transcurridos dos (02) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo,
  4. Una vez recibido el reclamo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (02) días hábiles.
  5. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ochos (08) días hábiles siguientes al vencimiento del término.

ES PERTINENTE ACLARAR QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN O SUS CAUSAHABIENTES SÓLO PODRÁN ELEVAR QUEJA ANTE LA SUPERINTENDECIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO UNA VEZ HAYAN ELEVADO TRÁMITE DE CONSULTA O RECLAMO ANTE NIPU S.A.S.  Y CUYA RESPUESTA NO HAYA SIDO SATISFACTORIA.

Deberes de NIPU S.A.S. en Relación Con el Tratamiento de los Datos Personales

NIPU S.A.S. tendrá presente, en todo momento, que los datos personales y/o sensibles son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

Deberes de NIPU S.A.S. como Responsable del Tratamiento de Datos Personales

NIPU S.A.S. cuando actúe como Responsables del Tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
  3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
  8. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
  9. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados.
  11. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  12. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

Vigencia de las Políticas

El presente manual rige a partir del 01 de julio de 2018 y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar en NIPU S.A.S.